Samengevat ziet het communicatieprotocol als volgt uit:
Achterliggend beleid:
1. Gestructureerd beheren van verwachtingen over en weer
|
Gelijkwaardigheid en vertrouwen is de basis voor een goede samenwerking. |
- Tijdig, correct en volledig antwoorden, zoals afgesproken of binnen de wettelijke termijn
- Duidelijk en eenduidig argumenteren, met een helder taalgebruik
- Afspraken nakomen
- Verwachtingen afstemmen
2. Positionering van verenigingen van Plaatselijk Belang ten opzichte van reguliere beïnvloedingsmogelijkheden
|
De wijze waarop het communicatieproces een vervolg krijgt wordt afgesproken tijdens de eerste informatie-overdracht. Duidelijkheid over de rol en afstemming van verwachtingen is daarbij essentieel.
|
1. Mee-ontwerpenHier is sprake van tweerichtingsverkeer: je gaat samen ontwerpen, consensus bereiken, kortom: samenwerken. In deze fase denk je aan de volgende middelen:
- workshop
- discussie
2. Mee-praten / consulterenBij meepraten is ook sprake van tweerichtingsverkeer. In deze fase kun je kennis uitwisselen, elkaar aanvullen en draagvlak krijgen.
Passende middelen zijn bijvoorbeeld:
- gesprek
- ledenvergaderingen
- inspraak-bijeenkomst (let op het verschil met informatie-bijeenkomst!)
3. InformerenDit is eenrichtingsverkeer: de een vertelt de ander iets.
Deze vorm is van toepassing als Plaatselijk Belang niet kan of mag meepraten. Bijvoorbeeld: gemeente geeft informatie over verleende vergunningen of geplande werkzaamheden.
Middelen die hiervoor in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld:
- internet
- publicatie
- telefoon
- nieuwsbrief.
Let erop dat geen verwachtingen worden gewekt die niet worden waar gemaakt.
4. OverredenOok hier is sprake van eenrichtingsverkeer: de een probeert de ander te overtuigen van zijn gelijk.
Let erop dat duidelijke en eenduidige argumenten worden gebruikt.
3. Meer expliciete taakverdeling tussen verenigingen van Plaatselijk Belang en gemeente
Rol van plaatselijk belang:
Het doel van een vereniging van plaatselijk belang is het behartigen van de collectieve belangen van de eigen kern of wijk. De gemeente ondersteunt dit via het kernen- en wijkenbeleid.
|
De rol van plaatselijk belang is het gevraagd en ongevraagd advies geven aan de gemeente.
|
- Representativiteit
- Bestuurskracht
- Tijd, kennis, financiële middelen
Het doel van de gemeente is werken aan een sterke stad en een krachtig platteland (bestuursakkoord). Plaatselijk Belang is hierbij één van de (vele) gesprekspartners.
|
De rol van de gemeente is beleid en middelen afstemmen met de verwachtingen van haar burgers.
|
4. Duidelijke spelregels over en weer.
Spelregels voor Plaatselijk Belang:
1. Plaatselijk Belang is verantwoordelijk voor de basisvoorwaarden om als betrouwbare partner voor de gemeente te kunnen optreden. Een jaarverslag kan dit aantonen.
2. Plaatselijk Belang geeft per onderwerp aan wat zij van de gemeente verwacht: informatie, dialoog of een uitnodiging tot samenwerking. Daarbij houdt zij rekening met haar eigen grenzen.
3. Plaatselijk Belang geeft duidelijk aan voor wie de vraag of wens bedoeld is: bestuur, beleidsmedewerker of uitvoerder. Hierover pleegt zij overleg met de contactfunctionaris en contactwethouder.
Spelregels voor de gemeente:
1. Per vraag of wens van Plaatselijk Belang wordt, via de contactambtenaar, bepaald wie verantwoordelijk is voor de communicatie.
2. De verantwoordelijke ambtenaren zorgen ervoor dat in overleg met de contactfunctionarissen de kernen en wijken tijdig op de hoogte zijn van de geplande werkzaamheden. De beleidsprioriteiten en de Lange Termijn Agenda (sturingsinstrument voor raad en college) zijn de basis voor de eigen werkplanning.
3. Het onderwerp bepaalt op welke wijze een vereniging van plaatselijk belang wordt betrokken.
Daarvoor worden de volgende vragen gesteld:
De antwoorden hierop worden gemeld bij de overdracht van de eerste informatie.
- Welk belang heeft Plaatselijk Belang bij het onderwerp?
- Schaadt het de gemeente als Plaatselijk Belang NIET wordt betrokken?
4. De gemeente geeft duidelijk aan wat zij verwacht van de inbreng van Plaatselijk Belang en het doel van de consultatie. Daarbij wordt maatwerk geleverd: minimaal 6 weken van tevoren advies vragen en vergaderen in de kern op een passend tijdstip.
5. Waarover Plaatselijk Belang kan en mag meepraten en waarover niet
– een handreiking –
- woningbouw (bijv. stads- of dorpsvisie)
- ruimtelijke ontwikkelingen (bijv.landschapsontwikkelingsplan)
- economische ontwikkelingen (bijv. toeristisch beleid)
- veiligheid (bijv. integraal veiligheidsplan)
- sociaal, maatschappelijke voorzieningen (bijv. accommodatiebeleid)
- groenonderhoud
- herinrichting van straten
- parkeren
- handhaving
- jeugd
- bestemmingsplan
- politieke keuzes (bijv. belastingmaatregel)
- wettelijke uitvoering (bijv. vergunningen)
- voornemen tot beleid (bijv. een opdracht van de raad aan het college)
- uitvoering van werkzaamheden (bijv. wanneer gesnoeid wordt)
- Dit overzicht is een handreiking, bedoeld als voorbeeld voor niet genoemde werkzaamheden.
- Meepraten en mee-ontwikkelen betekent niet dat Plaatselijk Belang kan meebesluiten!
- Belangrijk is niet alleen met Plaatselijk Belang te communiceren maar ook de burgers afzonderlijk. Plaatselijk Belang kan niet namens álle bewoners spreken maar is vertegenwoordiger van de meerderheid.
Voorbeeld
let wel: duidelijkheid over de rol en afstemmen van verwachtingen is essentieel bij meepraten en mee-ontwerpen
|
Per plaatselijk belang afzonderlijk |
Communicatie-vorm |
|
Woningbouw locaties |
Mee-praten |
|
Bestemmingsplan
|
Afhankelijk van schaal informeren en/of consulteren |
|
Uitbreiding industrieterrein
|
Afhankelijk van schaal informeren en/of consulteren |
|
Recreatieve ontwikkelingen
|
Afhankelijk van initiatiefnemer en schaal informeren en/of consulteren |
|
Uitvoering actiepunten uit beleidsplannen
|
Consulteren en/of informeren afhankelijk van impact |
|
Herbestemming openbare gebouwen
|
informeren |
|
Stadsvisie
|
Als gemeente initiatiefnemer is: consulteren en informeren Als PB initiatiefnemer is: als bouwsteen voor beleid verwerken |
|
Herinrichting openbare ruimte: - straten - groen - begraafplaatsen - speelplekken - verlichting - inzamelplaatsen afval - meerjaren uitvoeringsprogramma's (tzt) |
meepraten |
|
Uitvoeringsplan
|
informeren |
|
Planning uitvoering van werkzaamheden (wanneer snoeien, maaien etc.) |
Niet meepraten |
|
Koopstromenonderzoek |
informeren |
|
Centrum ontwikkelingen |
meepraten |
|
Ontwikkeling werkgelegenheid |
Informeren |
|
Ontwikkelingen op bedrijventerreinen |
Informeren |
|
Wet maatschappelijke ondersteuning |
meepraten |
|
Collectief mee-ontwerpen |
|
Woonvisie |
|
Economisch beleidsplan |
|
Toeristisch beleid |
|
Landschapsontwikkelingsplan |
|
Beleidsplan algemeen |
|
Integraal veiligheidsplan |
|
Accommodatiebeleid |
|
Handhavingsbeleid |
|
Toekomstvisie |
|
Beeldkwaliteitsplan |
|
Vrijwilligersbeleid |
|
Woonzorgplan |