Veilig online communiceren met de gemeente

De gemeente verstuurt of ontvangt weleens privacygevoelige informatie per e-mail. Of grote bestanden. Soms vragen we van u een digitale handtekening. Om dit veilig te doen, gebruiken we speciale programma’s, zoals SecuFiler en DocuSign.

Veilig bestanden versturen met SecuFiler

Soms staan er privacygevoelige gegevens in een bestand. Zoals persoonsgegevens, uw burgerservicenummer (BSN) of medische gegevens. Met het programma SecuFiler versturen we deze gegevens versleuteld. Zo hebben alleen de verzender en ontvanger toegang tot de gegevens.

Grote bestanden versturen met SecuFiler

Wilt u een bestand groter van 40MB versturen naar de gemeente? Dit is te zwaar voor gewone e-mailprogramma’s. Ook hiervoor gebruikt u SecuFiler.

Zo gebruikt u SecuFiler

Wilt u bestanden versturen naar een e-mailadres dat eindigt op ‘@steenwijkerland.nl’? Gebruik dan SecuFiler.

  1. Open SecuFiler in uw browser.
  2. U ziet een scherm waarin u gegevens kunt invullen.
    • Vul het e-mailadres van de ontvanger in.
    • Vul uw eigen e-mailadres in.
    • Vul het onderwerp van de e-mail in.
    • Vul een bericht in dat u in de e-mail aan de ontvanger schrijft.
    • Klik op ‘Indienen’.
  3. U ontvangt een inlogcode in uw e-mail. Deze bestaat uit 6 cijfers. Voer de 6 cijfers in op het scherm in SecuFiler. Klik op de knop ‘Authenticeren’.
  4. Klik op de knop ‘Bestanden toevoegen’. Voeg een of meer bestanden toe. Klik daarna op ‘Verzenden’.
  5. U ontvangt een e-mail waarin staat dat uw bestanden zijn verzonden.

Soms belandt de e-mail in de spambox van de ontvanger. Laat de ontvanger daarom weten dat u een bericht hebt gestuurd via SecuFiler.

Het bestand is 30 dagen beschikbaar. In deze tijd kunt u het bestand downloaden en opslaan in uw eigen systeem. Na deze 30 dagen is de link naar het bestand niet meer beschikbaar.

Uw handtekening zetten met DocuSign

We kunnen u vragen om een document digitaal te ondertekenen. Dit doen we met het programma DocuSign.

Zo gebruikt u DocuSign

U ontvangt een e-mail van de afzender ‘dse@eumail.docusign.net’. Er is een pdf-document bijgevoegd.

  1. Klik op ‘Document controleren’. Nu opent DocuSign.
  2. Klik op ‘Starten’.
  3. Klik op ‘Ondertekenen’. Hiermee voegt u uw handtekening toe als geschreven naam. De datum verschijnt automatisch.
  4. Klik onderaan de pagina of rechtsboven op ‘Voltooien’. Het document is nu ondertekend. U kunt DocuSign afsluiten.

U ontvangt het ondertekende document in uw e-mail.
Gaat het om een document dat meerdere partijen ondertekenen? Dan ontvangen alle partijen het document nadat de laatste dit heeft ondertekend.

Het ondertekende document is vanuit de e-mail 90 dagen beschikbaar. In deze tijd kunt u het downloaden en opslaan in uw eigen systeem. Na deze 90 dagen wordt het vernietigd.